Gerek kamu kuruluşlarında, gerekse özel kuruluşlarda, işlerin büyük bir kısmı bürolarda yürütülmektedir.
Kuruluş, kurum ya da işletmeler hizmet ve çalışma konusu ne olursa olsun, mutlaka büro hizmetlerini içeren çalışmalar yapar.
İşletmelerdeki mal veya hizmet üretiminin miktarı ve kalitesi büyük ölçüde bürolarda yapılan hizmetlerin etkinliğine bağlıdır.
Günümüzde büroların süratli, ekonomik, etkin, kaliteli ve pratik yöntemlerle işleri sonuçlandırmaları istenmektedir. Bunun sağlanabilmesi için de büro yönetimine ilişkin asıl amacın, kural ve tekniklerin personel tarafından bilinmesi ve titizlikle uygulanması gerekir. Özellikle büro yöneticisinin, işletmenin genel amaçları, politikası, planları, birimleri ve görevleri ile ilgili detaylı bilgilere sahip olması gerekir.
Gerek kamu, gerekse özel işletme bürolarında işlerin süratli, ekonomik, kaliteli ve verimli bir biçimde yürütülmesi önemlidir.
Büro hizmetleri şu başlıklar altında sıralanır:
Bürolarda işlerin planlanması
Örgütlerin pozisyon ve fonksiyon şemaları
Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi
Büro araç gereç ve makinelerinin seçimi, kullanma esasları
Bürolarda form kullanma esasları ve kontrolü
Evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinin örgütlenmesi ve geliştirilmesi
Büro organizasyonunda şunlara dikkat edilmelidir:
I. Daire ve büroların;
Şehir ve ilçelerdeki yerleşim planı
Aynı bina içindeki yerleşim planı
II. Memurların oturma planı
III. Odalardaki malzemelerin yerleşme durumu
Büro veya işyerinde yapılacak organizasyon önceden tasarlanmış plan ve bazı esaslar doğrultusunda yapılır. Bu esaslar;
IV. Büroların yaptığı işin niteliğine,
V. Büroların büyüklüğü ve yapısına,
VI. Büronun diğer bürolarla ilişkisine,
VII. Varsa halkla ilişki durumu ve derecesine,
VIII. Personel sayısına,
IX. Bürolar arasındaki iş akışına,
X. Yerleşilecek binanın kat ve odalarının durumuna göre düzenlenir.
Bürolarda yerleşmeler gelişigüzel değil, bazı ilkeler doğrultusunda yapılırsa verimi büyük ölçüde olumlu etkilemesi beklenmelidir. Örneğin;
Birbirleriyle ilgili ve bağlantılı çalışanlar yakın masa ya da odalarda oturmalı,
Halkla ilişkisi olanlar giriş katında veya kapıya yakın bulunmalı,
Görüş ve denetimi kolaylaştırmak üzere, açık bürolarda yöneticiler personeli görecek yer ve camlı odalarda oturmalı,
Herkesin kullandığı gereçler yakın yerlerde bulunmalı, yapılan işe uygun olmalı ve rahat kullanılmalı, işe yaramayan eşyalar büro ve işyerinden atılmalı,
Büroların donatım ve işleyişinde teknolojik ve diğer gelişmeler göz önünde tutulmalı,
Kullanılmayan alan oranı aza düşürülmeli,
Kazalara karşı iş güvenliği sağlanmalıdır.
Büro organizasyonunda yerleşme biçimi, estetik, renk ve müzik kullanımının çalışanları olumlu yönde etkileyebileceğini unutmamak gerekir.
Renklerin moral ve çalışma verimi üzerindeki etkileri ile ilgili çeşitli araştırmalar yapılmıştır. Bu araştırmaların sonuçlarına göre bürolarda koyu renkler hüzün vermekte, moral bozmakta, açık renkler ise iç açıcı, ferahlatıcı, yumuşak bir etki yaratmaktadır.
Ayrıca, açık renkler büroların ve iş yerlerinin temiz tutulmasını zorunlu hale getirdiğinden tercih edilmelidir.
Yerleştirme biçimleri düzenlenirken özellikle açık bürolarda masaların yan yana, arka arkaya dizilmesi tek düzelik verir. Bu nedenle büyük salonlarda dağınık kümeler halinde yerleşme daha uygun olur. Çalışanlara ve iş takip edenlere ferahlık verir.
Bürolar ister tek kişilik odalar, isterse birçok kişinin oturduğu açık bürolar olsun, kişilerin günlük yaşantılarının büyük kısmını içinde geçirdikleri yerlerdir. Bu yerlerin dinlendirici, rahatlatıcı, göze hoş görünen estetik niteliklere sahip olması önem taşır. Bu nedenle büro ve iş yerlerinde duvarın açık renkle boyanması duvar renginin tonunda ya da renkli perdeler takılması, masaların üzerine, pencere önlerine çiçekler konması, bazı rafların biblolarla, duvarların uygun ve iç açıcı resimlerle dekore edilmesi, estetik bakımdan üzerinde durulacak hususlardandır.
Büro ve iş yerlerinde dinlendirici bir müzik çalınması personelin moralini olumlu biçimde etkiler. Bu nedenle özellikle açık bürolarda yumuşak ve hafif tonda müzik çalınması önerilebilir.
Büro ve iş yerlerinde, yukarıda açıklanan özelliklerin hepsinden önemlisi eşyaların temiz ve bakımlı olmasıdır. Örneğin, bilgisayarların tozdan korunması gibi.
Rahat bir çalışma düzeni sağlanması, gidiş gelişlerin rahatlıkla yapılabilmesi için masaların dört yanında yeterince boş alan bırakılması, yani yerleşimin çok iyi planlanması gerekir.
Büro donatımında büronun fiziksel koşullarının yanı sıra büroda kullanılacak araç ve gereçleri almaya karar verirken şu sorulara cevap vermek gerekir:
Bir iş ya da üretim elle mi yoksa makine ile mi yapılırsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur?
Ne tür, hangi model gereç ya da makineler bu iş için uygun olur?
Pahalı ya da kapasiteli makine ve gereçler mi tercih edilmeli, yoksa daha ucuz ve basit makine ve gereçler mi satın alınmalıdır?
Bu sorulara cevap verdikten sonra bürolara alınacak ve kullanılacak gereç ve makine seçiminde şu ilkeler esas alınmalıdır:
Araç ve gereçler hizmet ya da mal üretimine en uygun, ucuz, sağlam ve kullanışlı olmalı,
Standart, parçası bulunan, bakımı ve onarımı ülkede yapılan modeller seçilmeli,
Alınacak makineyi kullanabilecek, bakım ve onarım yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalı,
Gösterişe özenilmemeli, sadelik ve konfor seçim nedeni olmalı,
Satın alma yerine gerektiğinde kiralanmaya gidilmelidir.
İşletmelerde çalışma şartlarının meydana getirdiği tehlikeler, makine, tesis ve malzemeye yönelik zararlar ortaya çıkabilmektedir. Büroların daha verimli olmaları için bu tehlike ve aksaklıkların araştırılması ve önlenmesi gerekir. Büro ortamındaki tehlike ve aksaklıkları önlemek için yapılan teknik ve sistemli çalışmalara iş güvenliği denir.
Tanımda da görüldüğü gibi işyerlerindeki teknik düzenin yarattığı tehlikelerden korunmak için araştırmaya yönelik çalışmaların metotlu yapılması gerekir. Bu metotlar, sadece çalışanların iş kazalarına karşı korunmalarını değil, kaza ortamının ortadan kaldırılmasına ilişkin çalışmaları da kapsar.
Çalışanlara yönelik iş güvenliği ile yakından ilgili bulunan üç unsur vardır. Bunlar;
İş güvenliği: İşin devamlı olması (kaybedilmemesi) ve çalışana zararlı olmaması,
İşletme güvenliği: İşletmenin çalışma şartlarına uygun bir şekilde düzenlenmiş, yapılan işe göre gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmış olması,
Üretim güvenliği: İşyerlerinde üretilen malın satışın devamlı olması, çalışana ve topluma zarar gelmeyecek şekilde korunması durumudur.
Bürolarda iyi bir iş güvenliğinin sağlanabilmesi için şu noktalara dikkat edilmelidir:
Tehlikeli durum ve davranışlara girilmemelidir.
Çalışma sırasında doğru yöntemler kullanılmalıdır.
Otomasyona gidilmelidir (Otomasyon: Üretimin otomatik makinelerle yapılmasıdır).
Kişisel koruyucular kullanılmalıdır.
Genel olarak işyerlerinde üreyebilen mikroplar, kimyasal madde, radyasyon, basınç ve nem gibi etkenler iş güvenliği tehdit eden unsurlardır.
Denetim, yönetim faaliyetlerinin kabul edilen plana, verilen emirlere, konulan ilkelere uygun olarak etken bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesidir.
Denetim için ilk şart kabul edilmiş bir planın bulunması ve emirlerin verilmiş olmasıdır. Verilen emirler ve konulan ilkeler uygun ve etkin bir yönetim faaliyeti için gereklidir.
Denetimin bir diğer şartı, bu faaliyetleri ele alacak yani denetleyecek bir kimsenin ve organın varlığıdır.
İdari teşkilatın, idari denetim yoluyla denetlenmesi, hiyerarşik denetim ve idari teftiş şeklinde kendini gösterir.
Hiyerarşik denetimde bürolardaki hizmetin yürütülmesi için idarenin kullandığı çeşitli araç ve elemanlar arasında en önemli yeri çalışanlar alır.
Hiyerarşi, bir işletmede çalışanların bölüm yöneticilerine bağlanışı ve bunların da kendi aralarında sınıflandırılışıdır.
Hiyerarşik denetimde yönetici, hiyerarşik kademe atlamak suretiyle denetim yapamaz, ancak bir alt kademesinde çalışanları denetleyebilir.
Yönetici, denetimi sonunda astının yaptığı işlemi kabul edebilir, yürürlüğünü geciktirebilir, iptal edebilir veya değiştirebilir. Ancak yönetici, aslının yerine geçerek onun bir işlemini iptal edip başka bir işlem yapamaz. Bununla beraber üst, astına işlemin ne şekilde yapılacağı konusunda emir ve direktif verebilir.
İdari teftiş, her kademedeki çalışanın, en üst kademedeki yürütmeye yetkili kişiler veya organlar adına denetlenmesidir.
İdari teftiş ile hiyerarşik denetim arasında bir benzerlik olduğu düşünülse bile esasında farklılıklar vardır.
Hiyerarşik denetim, çalışanın iş başarısı durumuna yöneliktir. İdari teftişte ise genel kanun ve kurallara uyulmadığına bakılır.
İdari teftiş, müfettişler tarafından yapılır ve yürütme yetkileri yoktur. Halbuki hiyerarşik denetimi yapan yöneticilerin yürütme yetkileri vardır.
Kaynak: Milli Eğitim Web Sitesinde Yer Alan “Mesleki Açık Öğretim Lisesi İşletme 1 (Hazırlayan: Taylan Acar)” Ders Notlarından Derlenmiştir (Ziyaret Tarihi: 01/02/2010).
