Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay öncesinden belli olurdu. Şirket müdürü, bir hafta önce bütün katılımcılara toplantı gündemini ve gündemdeki konularla ilgili diğer bilgileri gönderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alınabileceğini aşağı yukarı bilir ve (varsa) itirazlarını hazırlardı. Toplantıların verimini arttıran diğer önemli hususlar şunlardı:
Toplantı mutlaka zamanında başlardı. Hemen hemen herkes 10-15 dakika önceden gelmiş olurdu. Yaklaşık 15 dakikalık “memleket meseleleri” üzerine sohbetten sonra, sadede gelinir ve gündemin birinci maddesine geçilirdi.
Gündeme mutlaka sadık kalınırdı. Başka çok önemli bir mesele ortaya atılacak olursa, üzerinde çalışılması ve gelecek toplantının gündemine alınması tavsiye edilirdi.
Müzakere sırasında konu dışına çıkılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.
Kimse birbirinin sözünü kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, “ben bilirimciliğe” prim verilmezdi. Herkesin, her şeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sözü ağzında kalmazdı.
Başkan dahil, hiç kimse gelişigüzel toplantıyı terk edip dışarı çıkmaz, içecek servisi dışında kapı açılıp kapanmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması için toplantı terk edilmez; odanın içindense asla telefon görüşmesi yapılmazdı.
Şirket performansı gözden geçirilirken yönetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya çalışılırdı. Ne meselelerin üstü örtülür, ne de pire için yorgan yakılırdı. Yönetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hiçbir belirsizliğe meydan verilmezdi.
Başta başkan olmak üzere, bütün katılımcılar muhataplarını dinlemesini bilirlerdi. Hatta, çoğunlukla şirket yöneticilerini konuşturup, gerçek gidişatı anlamaya çalışırlardı. İki toplantı arasında da, yönetimin verdiği bilgilerin tetkiki için gerekiyorsa şirkette özel araştırma yaptırılırdı.
Şirket politikaları ve atılacak adımlar üzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatmayan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile tekrar ele alınır ve mutlaka gönüllü bir konsensüse ulaşılırdı. Kararlarda belirsiz bir noktanın kalmamasına azami gayret gösterilirdi.
Toplantı üç saat içinde bitirilirdi. Şirket yöneticileriyle başbaşa konuşmak isteyenler, toplantıdan sonra görüşürlerdi.
Bir sonraki toplantının tarihi ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.
Kaynak:Mustafa Özel’in 10 Aralık 2006 tarihinde Yenişafak Gazetesi’nde yayımlanan “Sabri Ülker nasıl toplantı yapar?” yazısından derlenmiştir.
