Tüzel kişi tacir olan kişiler tarafından tutulan karar defterine, genel kurul veya ortaklar kurulu ve de yönetim kurulu kararları yazılır. Bu defter de kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilir.
Defterlerin son kayıt tarihinden, belgelerin ise üzerindeki tarihten itibaren 10 yıl süre ile saklanması zorunludur.
Bir tacirin defter tutma yükümlülüğünü yerine getirmeye yetkili kıldığı kimsenin bu defterlere geçirdiği kayıtlar, o tacirin kendisi tarafından tutulmuş kayıtlar hükmündedir. Ticari defterlerin kısmen veya tamamen mevcut olmamasından yahut kanuna uygun şekilde tutulmamasından veyahut saklanması mecburi olan defter ve kayıtların gereği gibi saklanmamasından doğan sorumluluk doğrudan doğruya işletme sahibine ve tüzel kişilerde idare organının üyelerine veya idare işlerine yetkili olan kimselere ve tüzel kişiliği olmayan ticari işletme ve teşekküllerde onları idareye yetkili olan kimselere aittir. Bunlar, kusuru memur ve müstahdemlerine yükleterek sorumluluktan kurtulamazlar.
Hakimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurlar resmi işlemler dolayısıyla bir tacirin defter tutma yükümlülüğüne aykırı hareket ettiğini öğrenince durumu savcılığa bildirmeye mecburdurlar.
Kaynak: Prof. Dr. Veliye Yanlı, “Ticaret Hukuku Ders Notları”, İstanbul İnşaat Mühendisleri Odası, Kurs Notları, 2009.
